労務コンプライアンスの基準をあげて、会社全体で労務管理をする環境を整備（株式会社PLAN-B様の事例）

社内の労務コンプライアンスの基準をあげて従業員のより良い労働環境づくりを目指す株式会社PLAN-B様。現在利用している勤怠管理ツールの打刻時間とPCログの乖離を確認し、自分で労務管理をする大切さを理解してもらう土壌を会社全体で作り上げている同社。今回は、ラクローを導入した経緯や勤怠管理方法について、経営管理部でラクロー導入に携わっていた中井様にインタビューしました。

ー高山：御社の事業を教えてください。

中井様：弊社は設立から20年程経った企業で、従業員はグループ全体で150名くらいです。事業内容としましては、コンサルティング事業の側面として、デジタルマーケティング分野におけるSEO、広告業、制作業のコンサルティングを行っており、事業会社の側面として、マーケティングTECH事業、アフィリエイト事業を展開しております。

ー高山：御社の従業員のみなさまの働き方を教えてください。

中井様：弊社は時差勤務を導入しており、コアタイムは等級により異なります。在宅勤務はコロナウィルスの影響が出てから導入し、時差勤務は在宅勤務・オフィス出勤ともに活用できます。

ー高山：時差出勤はコロナ以前から導入されていたのでしょうか？

中井様：そうですね。コロナ以前から導入しています。

ー高山：現在、在宅勤務はどれくらいの方がされているのですか？

中井様：今はコロナウィルス流行が落ち着いてきたため週2日の出社にて運用を進めておりますが、それ以外は状況に応じて在宅勤務をしても良いという形をとっています。新入社員の入社時や新しいチームの立ち上げ時など、コミュニケーションが必要な時はオフィスに出社する傾向があります。

会社全体で労働管理の土壌を作る

ー高山：客観的記録が必要になった経緯を教えてください。

中井様：元々他社の勤怠管理ツールを使っていて問題はありませんでしたが、昨今の求められる労務環境の整備にあたって国家単位で客観的データを重要視している流れがありました。何か問題が発生した場合、客観的データによる裏付けを確認する必要があるというのが発端ですね。また、コロナ禍で在宅勤務を導入してから、目に見えない労働時間が発生しているリスクを正確に把握するため、労務コンプライアンスの基準を上げることを目指しました。

ー高山：ツールの検討はいつぐらいから始められたのでしょうか？

中井様：2022年1月くらいから他のツールも含めて選定を行い、年度末までにはテスト運用を開始できるようスケジュールを組んでいました。初めは自分達で直接PCからログを取得し打刻と突合をする方法や、資産管理ツールからログを抽出する方法を検討していました。

ー高山：なるほど、選定にあたって時間をかけたところはどこですか？

中井様：資産管理ツールと、ラクローの様な客観的な記録を取得するツールのどちらが良いのか検討することに時間をかけましたね。

私も客観的な記録の知識はあまりなかったため、どこまでのレベルを求めるか、効率的な方法は何かの線引きがすごく重要でした。

しかし、自分達でログ取得をして突合するには工数がかかりすぎることや、資産管理ツールは導入費用が高額で、自分たちのフェーズ的にもまだ早い段階ということで導入が難しいという判断になりました。

そこでもう少し簡易にPCログなどの客観的記録のみを取得して、元々使用していた勤怠管理ツールの運用に載せられるものがないかと思い、ラクローを見つけました。

全社的にラクローを受け入れるフローを作りスムーズに導入

ー高山：ラクローを操作してみた印象を教えてください。

中井様：操作の上で困ったことはあまりなく、直感的に触れて画面への反映も早いように思います。

テスト期間に直接操作をしてみて客観的記録と打刻の記録の間に時間の乖離があることはわかったので、乖離の理由を何回も確認をして対応していましたがその部分もスムーズに確認ができた感触があります。

ー高山：ありがとうございます。トライアル中や社内説明で工夫されたことはありますか？

中井様：ラクローの導入を決定した後は、管理職向けの説明会を実施し、２週間のテスト運用期間を経て、勤怠ルールなどに明文化した方がよいものなどの意見を確認するようにしました。また労務が一番汗をかく姿勢も大事にしました。例えば、私の方でラクローの管理者画面でアカウント連携画面を確認して、進んでいなさそうな人には声をかけるということを細かく行うなどです。

ー高山：責任者の方への説明は中井様が行ったのでしょうか？

中井様：私ではないですが、管理職の皆さんに協力して頂き土台を作っていました。ラクロー導入以前にもツール導入を経験しておりフローは同じだったため問題なく進みました。

社風に合わせたツールの選定とラクローの運用

ー高山：ツールを決定したポイントはどこですか？

中井様：元々使用していた勤怠管理ツールの運用に乗せられるかが重要でした。操作性やシステム的な改修のスピード感が、元々導入していた勤怠管理ツールに似ていたのもよかったポイントです。また元々使用していた勤怠管理ツールからのデータの流し込みをする工数も短く、操作性も良かったと思います。

他には、現時点で出来ないことも相談しながら検討の上で進める御社の柔軟な姿勢があれば何か運用に困ったときも解決できるイメージができたことが大きかったです。

ー高山：なるほど。ラクロー社の柔軟性も評価いただいて、導入を決定されたということですね。導入からそこまで時間は経ってはいませんが、ラクローを導入したことで変わったことはありますか。

中井様：正しいログを記録するため終業時にPCを意識的にシャットダウンするようになったことで、仕事のオンオフの切り替えが付き始めたと思います。導入当初はシャットダウンの失念が多かったこともあり、客観的な記録と実際の打刻との乖離が発生してしまっていましたが、管理職の運用協力もあり、その状態も減少しているので、意識的にも浸透してきているのかと思います。

ー高山：そのお話を伺えて嬉しいです。どうしても普段の業務にプラスをして取り組まれるのは大変という声をよく聞くのですが、管理者の方が積極的に課題として取り組まれているのがとても素晴らしいと思いました。

その他にはどんな変化がありましたか？

中井様：ラクローを導入することで、PCの稼働が客観的な記録として可視化され、全社的に自分で労務管理をする大切さを理解してもらう土壌づくりや、PC利用に関する教育のきっかけになったと思っています。

多様化する働き方に合わせると同時に、人事労務面も効率よく回す

ー高山：今後、人事労務面で力を注ぎたいことを教えてください。

中井様：今は私の方から声をかけてラクローの乖離チェックをしていたり、従業員の打刻データをCSVでラクローに流し込む作業を週次で行っているので、労務面での工数を削減するところに注力したいと思っています。

私もラクロー管理だけがメインの仕事ではないので、今取り組んでいるログと打刻との突合など工数を削減して、もっと効率よく回していければと思います。

他にも今後は働き方が複雑に柔軟になってくると思うので、今までやっていた働き方だけだと対処しきれないような状況になってくることもあり得ると思っています。

「全従業員が一律にただ打刻して帰る」だとできない働き方をする場合に、いつ働いていたのかなどが求められてくるところに合わせて勤怠管理方法も柔軟にしていきたいですね。

ー高山：ありがとうございます。ラクローもお手伝いできるところがあれば是非協力させて頂ければと思いますので、引き続きよろしくお願いします。