【テレワーク時の勤怠管理】リモートワークやテレワークで気をつけたい勤怠管理の重要ポイント

テレワークにおける勤怠管理とは

テレワークと聞くと、従業員にとってはすごく自由のある働き方のイメージが強く、人事担当者や管理者からすると働き方が見えないので勤怠管理だけで把握することが難しいイメージもあるのではないでしょうか？

実際にテレワークの一番のメリットは通勤時間がなくなることで、時間を有効活用できるようになりワークライフバランスの向上に繋がるといった点ですが、実際に出社していた時とは違い、従業員一人一人に目が届かなくなってしまうことや自宅に端末があることでいつでもどこでも働けることによって長時間労働が蔓延してしまうといったデメリットも発生しているようです。

こういった事例から、テレワーク環境においては特に対象従業員の労働実態を把握し適切に勤怠管理することが重要といえます。

テレワーク環境で適切な勤怠管理とは？

例えば厚労省が発行しているガイドライン「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 に関するガイドラインの要旨（平成29年１月20日策定）」には以下のように記載されています。

原則としては、現認することが一番のように思えますが、働き方も多様化している現代において使用者が現認することは難しいシーンも多々あります。
これらを踏まえると、適切な勤怠管理には従業員の客観的な記録を利用して、労働実態をしっかりと把握することがポイントになることがわかります。

なお、現場でよく用いられる一般的なタイムカードやICカードの打刻は、従業員が本人の意思で勤怠をつけ本人が後から修正ができてしまう点で、客観性としては少し低いと判断されるケースが多いようです。
そこで、打刻による勤怠管理データとPCのログデータなどを比較して、大幅な乖離がないかをチェックすることで、より客観的で適切な勤怠管理に近づけようとしている企業も多く存在します。

特にテレワークの環境においては現認は難しく、また勤怠システム上の打刻は従業員本人の意思によって記録を操作しやすいため、正確な労働実態を把握できているとはいえない状況になってしまいます

テレワークにおける勤怠管理で気をつけたいこと

一番に気をつけなければいけないのは「賃金が未払いの状態になっていないか」です。

賃金の未払いは、勤怠管理が適切にできていない場合に発生しやすい事象です。
有効な対策として、例えば「退勤後にPCを使っていないか」や「休日に申告のない労働がないか」など、未払いとなりえる箇所がないかのチェックを行うとよいでしょう。
また、勤怠管理が適切にできていないことによって、見えないところで長時間労働が発生していることも考えられ、労働実態を把握することは健康管理の観点においても役立ちます。

上記からも適切に勤怠管理ができていないことはそれだけで企業としてリスクを抱えている状態ともいえます。

労働実態が把握しづらいからといって「事業場外みなし労働時間制」を適用しようと考える方もいますが、安易に導入するのは良くない場合があります。
事業場外みなし労働時間制の適用要件は具体的に決まっており、テレワークをしていても適用できるケースは多くありません。
詳細は下記の記事をご覧ください。。

【社労士執筆】「事業場外みなし労働時間制」の導入で気をつけるポイントは？

テレワーク時も適切に勤怠管理をするポイント

テレワーク時の運用ルール

1つは、テレワーク時の運用ルールを定めることです。

テレワークでは端末が手元にあるため、メールに気づいた時にすぐ返信してしまったり、気になったからPCを開いて見てしまったりがしやすい状況にあります。

また、業務ではなく自己研鑽に端末を利用するケースも考えられます。

このような状況・端末の使い方によって、どこからどこまでが労働時間であるかが曖昧な状態を生んでしまいます。

そういった場合の使い方も含めて、テレワーク時の端末の利用ルールや業務時の申請ルールなどを改めて検討するといいかもしれません。

ログデータなどの客観的記録の利用

2つ目は、貸与している端末のログデータや利用しているシステムから取得できるログデータなどを利用することです。
それらのログデータと打刻を比較することで、従業員本人が行った打刻の信憑性を確かめ、「労働実態に合致しているか」「未払い残業となりそうな時間がないか」を確認することをお勧めします。

ただ、ログを取得すること自体がハードルに感じられるかもしれません。
現在はログを取得することができるツールもいくつかあるため、そちらも検討してみてください。

また、取得したログデータが業務だったのかそうではないのかまでを、管理者側が判断するのはとても難しいこともあります。
もしログデータと打刻の差が大きい従業員がたくさんいる場合は、一定の条件を決めて、その条件を超える差が発生している従業員のみにヒアリングをするなど、できる範囲から取り組んでみるのも有効です。。

テレワーク時の勤怠管理システムの選び方

また勤怠管理システムそのものを見直すことで、テレワーク時に適切な勤怠管理がよりしやすくなる方法もあります。

ここでのポイントは、
1.客観的記録が労働実態に合致しそうか？
2.管理が煩雑になりすぎないか？
です。

実際に導入のための設定時や運用時などにこれらを意識していただくと、管理側にも利用する従業員側にも負担が減らせます。

1.客観的記録が労働実態に合致しそうか？

例えば、普段あまり利用しないメールのログや業務外でも利用するチャットのログなど業務時間と近しくないログを利用してしまうと毎日打刻とログで乖離が発生してしまい、修正するだけで手間がかかってしまいます。

取得できるログが労働実態に合致しそうか？あまりにも修正が手間にならないか？などをご確認ください。

お勧めは貸与している端末のPCログをご利用いただくことです。
PCログは改ざんのしづらさなども含めて、客観性の高いログといえ運用ルール次第では業務にほぼほぼ近しいといえます。
もちろん端末の中には多数のログが存在しますが、利用しやすいのはPCの起動や終了、スリープなどのログです。

2.管理が煩雑になりすぎないか？

導入時や導入後に、管理者や従業員にとって自身の勤怠を管理するための工数がどのぐらいかかるかの確認をしましょう。

客観的記録を取得する場合は、取得した後に自身の申告と乖離が大きすぎないかをチェックする作業が発生しますが、「エクセルの加工が必要」や「そもそも出てきた客観的記録のどれを使えばいいかわからない」となると勤怠管理のチェックにかなりの工数がかかってしまい、管理側にも利用する従業員側にも運用することが負担になってしまいます。

また、設定の手間や煩雑さ、客観的記録を取るまでの従業員への説明や設定のサポートなど、これまでの勤怠管理とは違う工数がかかってくることがあります。
どこにどのぐらいの工数がかかるかや、テレワークの環境でも問題なく利用できるかなどについては、まずはお試しでログを取得し確認してみることをお勧めします。

PCログを取得するときの注意点

PCログについてご注意いただきたいのは、PCログはあくまで労働時間の「基礎」となる客観的記録であるということです。
PCログをとっているから問題ないのではなく、PCログを基礎として打刻時間と照らし合わせることや、PCログの判定があっているか間違っているかを労働実態に照らし合わせて従業員が確認し、必要に応じて修正を加えることでより安心した勤怠管理ができているといえます。

テレワーク時の勤怠管理のまとめ

ここまで適切な勤怠管理方法からみる、テレワーク時の勤怠管理のポイントや注意点、運用ルールなどをお伝えしてきました。
テレワークの勤怠管理においては、従来の手法での管理がしづらくなるケースも多々あることがお伝えできたかと思います。
テレワークの勤怠管理でまずご注意いただきたいのは、
「法令で求められている条件を満たしているか」
「未払い残業などのリスクを抑えて、労働実態を把握しているか」
「長時間労働にならないような運用ルールが策定できているか」
の3点をご確認いただき、適切に勤怠管理を運用いただければと思います。

その上で、勤怠管理の正しさの証跡が必要になった場合は客観的記録を取得するなどで上記ポイントをカバーできるかをご検討ください。

勤怠管理ツール「ラクロー」のご紹介

弊社の打刻レス勤怠管理ツール「ラクロー」は客観的記録をベースに把握した労働時間を、従業員や管理者が確認し労働実態にあっているかを判定しながら勤怠管理を進めることができます。
仮にログと労働実態が違う場合は理由を記載した上で修正を行うことで、従来の勤怠管理ツールでは煩雑化してしまう客観的記録と打刻の乖離チェックを省略でき、より効率的に適切に勤怠を管理できるツールです。

テレワーク環境においても、従業員の端末のONとOFFの情報から労働時間の判定をかけることが可能となっており、未払い賃金になりやすい未申告の状態を発生しづらくすることが可能となっています。
また、PCログ取得の設定もアプリのインストールとメール認証の2ステップで完了し、以降は自動取得されるため複雑な設定も必要ありません。

より効率的かつ適切な勤怠管理にアップデートをして、自社にあったリスクマネジメントにお役立てください。